Medewerker Frontoffice

Mental Health Caribbean (MHC) is de eerste en enige geïntegreerde GGZ-instelling op de BES-eilanden. We zetten ons met hart en ziel in voor de mentale gezondheid en het welzijn van de inwoners van Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Als maatschappelijk betrokken organisatie bieden we toegankelijke, kwalitatieve en ambulante geestelijke gezondheidszorg. Daarbij werken we nauw samen met verwijzers, ketenpartners en het steunsysteem van onze cliënten.

Als Medewerker Frontoffice ben je het eerste aanspreekpunt voor cliënten en bezoekers van Mental Health Caribbean. Je zorgt voor een professionele, gastvrije en cliëntgerichte ontvangst en ondersteunt daarnaast het zorgproces met administratieve werkzaamheden.

‍

Wat ga je doen?

Als Medewerker Frontoffice ben je het eerste aanspreekpunt voor cliënten en bezoekers van Mental Health Caribbean. Je zorgt voor een professionele, gastvrije en cliëntgerichte ontvangst en ondersteunt daarnaast het zorgproces met administratieve werkzaamheden.

Je combineert frontofficewerkzaamheden met zorgadministratieve taken. Denk hierbij aan het ontvangen van cliënten, het beantwoorden van telefoongesprekken, het plannen van afspraken en het verwerken van cliëntgegevens in het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD).

Je hebt dagelijks contact met cliënten, behandelaren, het triageteam en externe partijen. In deze rol werk je in een meertalige en multiculturele omgeving waarin gastvrijheid, nauwkeurigheid en integriteit centraal staan.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Frontoffice en ontvangst
• Ontvangen van cliënten en bezoekers en zorgen voor een gastvrije en professionele ontvangst
• Beheren van de telefooncentrale en doorverbinden van gesprekken
• Informeren van cliënten over procedures, regelingen en dienstverlening binnen MHC
• Bewaken van rust en overzicht in de wachtruimte
• Waarborgen van privacy en vertrouwelijkheid bij gesprekken aan de balie

Planning en afsprakenbeheer

• Beheren van agenda’s van behandelaren
• Plannen, wijzigen en annuleren van afspraken
• Contact opnemen met cliënten over afspraken
• Signaleren van knelpunten in planning of bereikbaarheid

Zorgadministratie en registratie

• Verwerken van cliëntgegevens en administratieve mutaties in het ECD
• Controleren van administratieve gegevens op juistheid en volledigheid
• Controleren van verwijsbrieven en verzekeringsgegevens
• Registreren van medicatienummers van klinische cliënten in Medimo
• Signaleren van ontbrekende informatie en afstemmen met behandelaren

Ondersteuning en procesverbetering

• Meedenken over verbeteringen in administratieve processen
• Signaleren van knelpunten in werkprocessen

Facilitaire en organisatorische ondersteuning

• Gereedmaken van vergaderruimtes
• Signaleren en melden van facilitaire storingen
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden, zoals notuleren
• Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden

Waar ga je aan de slag?

Mental Health Caribbean is een allround GGZ-instelling waar medewerkers werken met creativiteit, betrokkenheid en doorzettingsvermogen. We zijn een groeiende organisatie met ambitie: van specialistische GGZ tot forensische zorg. Jij krijgt de ruimte om te verdiepen, samen te werken én met jouw adviezen en ondersteuning zorg je dat jouw collega’s echt het verschil kunnen maken in het leven van onze cliënten. MHC is de eerste geïntegreerde GGZ-instelling op de BES-eilanden. We zetten ons met hart en ziel in voor de mentale gezondheid en het welzijn van de inwoners van Bonaire, Sint Eustatius en Saba. Als maatschappelijk betrokken organisatie bieden we toegankelijke, kwalitatieve en ambulante geestelijke gezondheidszorg. Daarbij werken we nauw samen met verwijzers, ketenpartners en het steunsysteem van onze cliënten.

Als Medewerker Frontoffice maak je deel uit van een baliepoule en werk je samen met collega’s om de bezetting van de balies binnen de organisatie te waarborgen.

Wat vragen wij van jou?

• MBO-3 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of zorgadministratieve richting
• Ervaring met administratieve werkzaamheden en digitale systemen
• Je werkt gemakkelijk met digitale registratiesystemen en leert nieuwe systemen snel
• Je herkent jezelf in de onderstaande competenties
• Goede beheersing van het Nederlands en Papiamentu, zowel mondeling als schriftelijk
• Beheersing van Engels en/of Spaans is een pre

Onderstaande competenties zijn belangrijk om deze functie goed te kunnen vervullen.

• Klantgericht: Je ontvangt cliënten en bezoekers vriendelijk en respectvol en zorgt dat zij zich welkom voelen. Je luistert goed, geeft duidelijke informatie en helpt mensen verder wanneer zij vragen hebben.  
• Nauwkeurig: Je verwerkt cliëntgegevens, afspraken en administratieve informatie zorgvuldig en controleert of gegevens compleet en correct zijn voordat je ze registreert.
• Stressbestendig: Je blijft rustig en overzicht houden wanneer het druk is aan de balie of telefoon. Je kunt schakelen tussen verschillende taken, zoals cliënten ontvangen, telefoongesprekken aannemen en afspraken plannen.
• Samenwerkingsgericht: Je stemt je werk goed af met behandelaren en collega’s en zorgt ervoor dat informatie duidelijk wordt doorgegeven. Zo draag je bij aan een goede samenwerking en een soepel verloop van de planning en cliëntadministratie.
• Communicatief vaardig: Je communiceert duidelijk en respectvol met cliënten en collega’s, zowel aan de balie als aan de telefoon. Je legt informatie begrijpelijk uit en houdt rekening met verschillende talen en culturele achtergronden.

Wat bieden wij?

Deze functie biedt je de mogelijkheid om een belangrijke rol te spelen in het ondersteunen van het zorgproces binnen MHC. Vanuit de frontoffice zorg je voor een gastvrije ontvangst van cliënten en draag je bij aan een zorgvuldige administratieve ondersteuning van behandelaren en teams. Je werkt in een dynamische omgeving waarin samenwerking, cliëntgerichtheid en nauwkeurigheid centraal staan.

MHC biedt jou een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden en de kans om je professioneel te ontwikkelen.

Salarisschaal FWG 35 volgens de CAO Zorg BES, afhankelijk van je opleiding en ervaring tussen USD 2.342,00 – USD 3.173,00 bruto per maand op basis van een fulltime werkweek. Je krijgt een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.

Doorgroeien en leren: je krijgt ruimte voor ontwikkeling via studiefaciliteiten, intervisie en een vitaliteitsbudget van USD 850 per jaar naar rato van het dienstverband.

Secundaire arbeidsvoorwaarden: 25 verlofdagen (bij fulltime), automatische periodieke verhoging na één jaar, vakantietoeslag (8,33% in juni) en kerstgratificatie (8,33% in december).

Goede pensioenregeling: pensioenopbouw via PCN, waarbij MHC 2/3 van de premie betaalt en 1/3 wordt ingehouden op je salaris.